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Lo importante de mantener un buen sistema de documentación

Ante cualquier evento o situación presentada sobre todo en una empresa, es importante contar con un historial de documentación sobre las lecciones aprendidas, qué ocurrió y como resolverlo.

Por ejemplo, en materia de desarrollo de software, la documentación es vital. Esta disciplina permite desarrollar las mejores prácticas mediante la reseña de los procesos y protocolos.

De acuerdo con inc.com, existen cuatro áreas donde la documentación es indispensable:


1. En el desarrollo de un producto.

Es muy común que las personas exploren acerca de los detalles del proceso de desarrollo de un producto. Esta información siempre debe estar documentada.

2. En el proceso.

Plasmar en papel las rutinas a seguir en un proceso en particular dentro de una empresa contribuye con la estandarización y la implantación de las mejores prácticas.

3. Incorporación.

Se refiere a la incorporación de nuevos recursos al equipo. Es mucho más sencillo cuando los procesos están documentados.

4. Atención al cliente.

Particularmente en esta área se hace necesario estandarizar la manera de atender un cliente, preguntas y respuestas frecuentes, así como la documentación del soporte necesario.

En consecuencia, contar con un buen sistema de documentación permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la resolución de problemas, lo que se traduce en una mayor productividad.

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